570 pregleda
Ana Pilato u rubrici Web Poslovanje od Ana Pilato (6.3k bodova)

Kako pravilno napisati poslovni e-mail? Na što treba paziti?

Kako ispravno strukturirati poslovni e-mail kad je u pitanju poslovna komunikacija ili poslovna korespondencija?

Prijavite se ili registrirajte kako biste odgovorili na ovo pitanje.

1 odgovor

+10 glasa
Irina Malogorski od Irina Malogorski (629 bodova)
odabran od Ana Pilato
 
Najbolji odgovor

Postoje neka pravila kojih se potrebno pridržavati prilikom pisanja poslovnog maila, a navesti ćemo ih u nastavku teksta:

Navedite predmet e-maila

Prilikom slanja e-maila, uvijek navedite predmet e-maila. Ovo je posebno važno ako nekome šaljete e-mail prvi put, pa ako ne navede predmet e-maila, postoji velika šansa da ga primatelj uopće neće niti otvoriti, već ga jednostavno obrisati. Druga važna stvar kod predmeta e-maila je da uvijek u predmetu navedete poantu e-maila, odnosno razlog slanja, npr. “Zapisnik sa sastanka prodaje” ili “Prijava na natječaj br. 01/2020.”

Oslovljavanje primatelja

Kada započinjete e-mail, a primatelj je vama nepoznata osoba, važno je pokazati poštovanje i pravilno ga osloviti, npr. “Poštovana gđo. Horvat”. Ukoliko već imate poslovni odnos sa primateljem i razmjenjujete e-mailove kroz poslovnu suradnju, možete biti manje formalni i e-mail započeti sa npr. “Draga Ana”.

(dodatni savjet: ukoliko mail šaljete nekome po prvi put, dobro provjerite da li se radi o muškoj ili ženskoj osobi, kako se ne bi zabunili i napravili grešku pa muškog primatelja oslovili sa “gospođo” ili obrnuto. Primatelj bi se mogao uvrijediti, a vi bi mogli ispasti neprofesionalni).

Uvod u e-mail

Ukoliko ne poznajete primatelja e-maila, nego ga kontaktirate prvi put, svakako se ukratko predstavite.

Ukoliko poznajete primatelja, započnite e-mail kratkim uvodom koji nije vezan za samu svrhu vašeg e-maila, npr. “Nadam se da ste dobro” ili “Nadam se da ste se odmorili na godišnjem odmoru” (u slučaju da poznajete primatelja i s njim imate neformalniji odnos).

Neka vaš e-mail bude profesionalan

Uvijek se trudite da ton vašeg e-maila bude profesionalan, ne pišite velikim slovima i ne koristite pretjerano uskličnike (kao što mnogi imaju običaj u tekstualnim porukama). Isto tako, suzdržite se od upotrebe emotikona, osim ako već niste u neformalnijem odnosu sa primateljem, pa je takva obostrana komunikacija uobičajena.

Pišite sažeto

Uz današnji užurbani način života, u kojem smo zatrpani hrpom novih informacija sa svih strana te opterećeni sa puno različitih poslovnih zadataka koji čekaju da ih obavimo, naša pažnja traje vrlo kratko.

Kada šaljete poslovni e-mail, uzmite u obzir da je i primatelj vjerojatno vrlo zaposlen i da nema vremena čitati vaš dugačak i opširan e-mail.

Pišite jasno i sažeto, a ako je nužno napisati puno teksta, razdvojite ga u odlomke, a bitne informacije naglasite da se vizualno istaknu u tekstu, kako bi privukle pažnju primatelja.

Navedite svrhu vašeg e-maila

Budite jasni i navedite razlog slanja maila te navedite konkretna pitanja na koja bi željeli dobiti odgovor od primatelja.

Ako imate nekoliko upita ili razloga slanja maila, slobodno ih vizualno odijelite kako bi bili sigurni da primatelj neće ništa previdjeti.

Poziv na akciju

E-mail završite “pozivom na akciju”. Naime, ako navedete jednostavno “Veselim se vašem odgovoru”, primatelju će biti jasno da očekujete odgovor u nekoliko narednih dana.

Ukoliko vam je važno da primatelj odgovori u što kraćem roku, slobodno bude precizniji i napišite npr. “Veselim se potvrdi vašeg dolaska do petka u 12 sati“.

Zahvalite

Ne zaboravite zahvaliti na kraju svog e-maila. Bilo da odgovarate kolegi koji vam je dostavio potrebne podatke ili zahvaljujete potencijalnom klijentu na vremenu odvojenom na čitanje vaše ponude, zahvala je važan i neizostavan dio svakog poslovnog e-maila.

Navedite svoje kontakt podatke

Nakon što ste završili e-mail, završite sa prikladnim pozdravom, npr. “S poštovanjem” ili “Srdačan pozdrav”. Nemojte zaboraviti navesti svoje kontakt podatke, odnosno ime i prezime, e-mail adresu i broj telefona, kako bi vas primatelj lako mogao kontaktirati.

Provjerite tekst

Zadnji, a vjerojatno najvažniji korak prije slanja maila, je da ponovno pročitate cijeli mail i provjerite da li je pravopisno ispravan.

Ako ovaj korak preskočite i pošaljete e-mail pun pravopisnih grešaka, sav vaš trud oko sastavljanja e-maila pasti će u vodu, jer će primatelj dobiti dojam da ste neprofesionalni ili da vam nije stalo. Svakome se mogu dogoditi pravopisne pogreške, ali zato je važno odvojiti nekoliko minuta i u miru provjeriti da li je sav tekst ispravno napisan.

 

Office - Virtualni administrativni asistentIrina Malogorski

Virtualni administrativni asistent

https://office.com.hr/

Slična pitanja

2 odgovora
Marko Radić 05.11.2020. pitanje u rubrici Web Poslovanje od Marko Radić (7.2k bodova)
1 odgovor
Marko Radić 15.10.2020. pitanje u rubrici Web Marketing od Marko Radić (7.2k bodova)
1 odgovor
Ana Pilato 03.02.2021. pitanje u rubrici Poslovanje od Ana Pilato (6.3k bodova)
1 odgovor
Marinko Zadro 17.10.2020. pitanje u rubrici Mobitel od Marinko Zadro (6.9k bodova)
1 odgovor
Ivana B. 06.09.2020. pitanje u rubrici Internet od Ivana B. (3.0k bodova)
Znatko medijski pokriva

NEM Zagreb 2022



Središnje mjesto okupljanja producenata, scenarista, produkcijskih kuća, predstavnika FTA televizija, pay TV kanala, streaming servisa te ostalih stvaratelja sadržaja

Zagreb, 07. - 09.12.2022.

ULAZNICA
Znatko medijski pokriva

WINE EnoGASTRO Vip Event 2023



Rijeka, 1. ožujka 2023.
Novigrad (Istra), 3. ožujka 2023.
Split, 15. ožujka 2023.
Zadar, 17. ožujka 2023.
Zagreb, 29. ožujka 2023.

Besplatan ulaz za uzvanike

Medijska platforma Znatko

NAJNOVIJE VIJESTI

Impressum | Znatkova redakcija

9.7k pitanja

15.3k odgovora

3.5k komentara

1.5k korisnika

...