Primjena softvera za upravljanje dokumentima (kako i gotovo svih drugih softverskih rješenja) mora zadovoljiti poslovne i organizacijsko-ljudske potrebe. Ignoriranje jednog od ta dva segmenta rezultirat će neuspješnim projektom.
U procesu analize poslovnih potreba najveći je izazov definirati željeno stanje u pogledu poslovnih procesa. Kompanije uglavnom imaju jednu ideju i mišljenje oko toga kako trenutno poslovni proces funkcionira, no u stvarnosti se proces odvija na kompletno drugačiji način. Procesi često nisu digitalizirani ili nedostaju podaci kojima bi se moglo dobiti stvarno stanje nekog procesa. Bez poznavanja stvarnog stanja teško je definirati i željeno stanje. Često rukovodeće pozicije nisu svjesne svega što se događa unutar njihovih odjela i procesa kojima upravljaju, tako da je uključivanje korisnika u fazi analize izuzetno važno.
Detaljna analiza potreba uključuje analizu postojećeg stanja, prijedlog novih ili promijenjenih procesa, te određenu validaciju. U idealnom slučaju validacija se dogodi na temelju MVP-a (minimum viable product) gdje korisnici imaju priliku vidjeti kako bi točno proces funkcionirao jednom kada se uklopi u njihovu organizciju.
Osim ispunjavanja poslovnih potreba kroz ostvarivanje funkcionalnih zahtjeva, izuzetno je važno zadovoljiti i ne-funkcionalne zahtjeve odnosno korisnicima dostaviti rješenje koje će oni željeti koristiti. Jednako kao i u analizi procesa, što ranije uključivanje korisnika kroz MVP omogućava i kraći feedback loop.
Feedback loop predstavlja kratke cikluse analize, dokumentacije, implementacije, prezentacije i povratne informacije na temelju koje možemo krenuti u sljedeći ciklus. Svrha je prilagoditi rješenje onoliko koliko je moguće onima koji će to rješenje i koristiti.
Osim što postoji mogućnost izrade rješenja koje korisnici neće prihvatiti također postoji i mogućnost zanemarivanja bitnih detalja koje znaju samo korisnici koji svakodnevno rade s dokumentima.
Prilikom uvođenja promjena u organizaciju potrebno je obratiti pažnju na to da postoji svijest i potreba za promjenom, da postoji želja za promjenom i da u konačnici osiguramo potrebna znanja kako bi korisnici imali sposobnost korištenja novih rješenja.