Question

Koji su najveći izazovi u primjeni softvera za upravljanje dokumentima (engleski: Document Management Software)?

Kako se radna okolina prilagođava i na što treba najviše paziti prilikom implementacije novih procesa, a što prilikom primjene istih?

Answer 1

Postoji nekoliko izazova u primjeni softvera za upravljanje dokumentima (DMS). Neke od najvećih izazova su:

1. Prihvaćanje korisnika: jedan od glavnih izazova pri implementaciji DMS-a je uvjeravanje korisnika da prihvate novi softver i način rada. Mnogi korisnici ne vole promjene i mogu se opirati prelasku na novi softver, što može dovesti do poteškoća u upravljanju dokumentima.

2. Kvaliteta podataka: DMS ovisi o točnosti i kvaliteti podataka koje sadrži. Ako su podaci netočni ili nepotpuni, to može dovesti do poteškoća u pronalaženju i upotrebi dokumenata.

3. Pravna pitanja: s obzirom na osjetljivu prirodu podataka koje DMS može sadržavati, važno je uzeti u obzir pravna pitanja, uključujući zaštitu privatnosti i usklađenost s propisima o zaštiti podataka.

Kada se radi o prilagođavanju radne okoline i implementaciji novih procesa, važno je uzeti u obzir sljedeće:

1. Analiza poslovnih procesa: Prije implementacije DMS-a potrebno je provesti temeljitu analizu postojećih poslovnih procesa kako bi se identificirali ključni problemi i utvrdile najbolje prakse.

2. Obuka korisnika: potrebno je osigurati adekvatnu obuku korisnika DMS-a kako bi se osigurala pravilna upotreba softvera i učinkovito upravljanje dokumentima.

3. Upravljanje promjenama: implementacija novih procesa i softvera može dovesti do promjena u radnoj okolini i radnim procesima. Stoga je važno osigurati učinkovito upravljanje promjenama kako bi se izbjegli negativni utjecaji na poslovanje.

4. Praćenje uspješnosti: nakon implementacije DMS-a važno je pratiti njegovu uspješnost i kontinuirano poboljšavati procese kako bi se osigurala maksimalna učinkovitost i koristi za poslovanje.

Ukratko, primjena softvera za upravljanje dokumentima može donijeti mnoge koristi, ali i izazove. Važno je uzeti u obzir potrebe korisnika, kvalitetu podataka, pravne aspekte te učinkovito upravljati promjenama kako bi se osigurala uspješna implementacija i poboljšanje poslovnih procesa.

Answer 2

Primjena softvera za upravljanje dokumentima (kako i gotovo svih drugih softverskih rješenja) mora zadovoljiti poslovne i organizacijsko-ljudske potrebe. Ignoriranje jednog od ta dva segmenta rezultirat će neuspješnim projektom.

U procesu analize poslovnih potreba najveći je izazov definirati željeno stanje u pogledu poslovnih procesa. Kompanije uglavnom imaju jednu ideju i mišljenje oko toga kako trenutno poslovni proces funkcionira, no u stvarnosti se proces odvija na kompletno drugačiji način. Procesi često nisu digitalizirani ili nedostaju podaci kojima bi se moglo dobiti stvarno stanje nekog procesa. Bez poznavanja stvarnog stanja teško je definirati i željeno stanje. Često rukovodeće pozicije nisu svjesne svega što se događa unutar njihovih odjela i procesa kojima upravljaju, tako da je uključivanje korisnika u fazi analize izuzetno važno. 

Detaljna analiza potreba uključuje analizu postojećeg stanja, prijedlog novih ili promijenjenih procesa, te određenu validaciju. U idealnom slučaju validacija se dogodi na temelju MVP-a (minimum viable product) gdje korisnici imaju priliku vidjeti kako bi točno proces funkcionirao jednom kada se uklopi u njihovu organizciju.

Osim ispunjavanja poslovnih potreba kroz ostvarivanje funkcionalnih zahtjeva, izuzetno je važno zadovoljiti i ne-funkcionalne zahtjeve odnosno korisnicima dostaviti rješenje koje će oni željeti koristiti. Jednako kao i u analizi procesa, što ranije uključivanje korisnika kroz MVP omogućava i kraći feedback loop. 

Feedback loop predstavlja kratke cikluse analize, dokumentacije, implementacije, prezentacije i povratne informacije na temelju koje možemo krenuti u sljedeći ciklus. Svrha je prilagoditi rješenje onoliko koliko je moguće onima koji će to rješenje i koristiti. 

Osim što postoji mogućnost izrade rješenja koje korisnici neće prihvatiti također postoji i mogućnost zanemarivanja bitnih detalja koje znaju samo korisnici koji svakodnevno rade s dokumentima.

Prilikom uvođenja promjena u organizaciju potrebno je obratiti pažnju na to da postoji svijest i potreba za promjenom, da postoji želja za promjenom i da u konačnici osiguramo potrebna znanja kako bi korisnici imali sposobnost korištenja novih rješenja.