Poslovni dopis je važan oblik poslovne komunikacije, a koristi se u pisanoj komunikaciji između pojedinaca, tvrtki, državnih i drugih institucija, banaka i sl.
Dopis mora sadržavati određene dijelove, obzirom da je to prilično formalan oblik poslovne komunikacije, a uz to što mora sadržavati odrene dijelove, a koje ćemo dalje u tekstu nabrojati, mora biti jednostavan, razumljiv i gramatički ispravan, na što je posebno važno pripaziti.
A koji su to dijelovi koje moramo uvrstiti u svoj poslovni dopis?
Vaše ime i prezime, adresu, poštanski broj i grad navedite u gornjem lijevom uglu papira (ukoliko pišete dopis za svoju tvrtku, navedite naravno naziv tvrtke i sjedište, poštanski broj i grad)
Ispod toga, ali u desnom dijelu papira navedite podatke o primatelju, ime i prezime i adresu, poštanski broj i grad, a ukoliko se radi o pravnoj osobi naziv, sjedište, poštanski broj i grad. Kada se radi o pravnoj osobi, važno je napisati puni naziv tvrtke (d.o.o., j.d.o.o.) ili puni naziv obrta, a kako se često radi o tome da je dopis namijenjen određenom odjelu unutar tvrtke navedite i taj određeni odjel ili pak ako je namijenjeno određenoj osobi navedite njeno ime i prezime i oznake n/p (na pažnju) ili n/r (na ruke).
Ispod podataka o pošiljatelju i primatelju pišu se mjesto i datum, npr. Zagreb, 9. veljače 2021. godine
- Oznake (broj, klasa i sl.) javljaju se u komunikaciji sa javnim ustanovama i državnim institucijama, te se pišu iznad predmeta dopisa
- Predmet dopisa
Predmet dopisa je tema zbog koje se dopis šalje, a sastoji se od vrlo jednostavnog i skraćenog opisa te teme, npr. Predmet: Dostava tražene dokumentacije ili Predmet: Zahtjev za upis u registar
Sadržaj dopisa uvijek započnite sa oslovljavanjem primatelja i to riječju „Poštovani“. Ukoliko znate kojoj točno osobi je dopis namijenjen, možete napisati npr. „Poštovani gospodine Horvat“.
Nakon oslovljavanja stavite zarez, te prijeđite u novi red i počnite pisati sam sadržaj dopisa.
Sadržaj dopisa mora biti jasan i sažet, a sastoji se od uvoda, središnjeg dijela u kojem kratko navedete ono zbog čega dopis pišete i zaključka.
Završite pozdravom, a neki od primjera pozdrava koji možete upotrijebiti su: “S poštovanjem,”, “S osobitim štovanjem,”, “Srdačan pozdrav”.
Ispod pozdrav navedite ime i prezime, te svoju titulu ukoliko predstavljate svoju tvrtku ili obrt te se svakako potpišite ručno iznad napisanog imena i prezimena.
Ako postoji prilog koji dostavljate uz dopis primatelju, svakako ga je potrebno navesti na dnu stranice, npr. „Prilog: Ugovor o poslovnoj suradnji“, a ukoliko ima više priloga, svakog od njih pojedinačno navedite, npr.
“Prilozi:
- Ugovor o poslovnoj suradnji
- Izvadak iz sudskog registra“
te navedite radi li se o izvorniku ili kopiji dokumenta.
I na kraju, još jednom provjerite je li sav tekst napisan gramatički ispravno, kako bi urednim i točno napisanim dopisom ostavili najbolji dojam kod primatelja.
Irina Malogorski
Virtualni administrativni asistent
https://office.com.hr/
