Koji elementi su ključni za organizaciju uspješnog eventa (događaja) uživo?

Question

Koji elementi su ključni za organizaciju uspješnog eventa (događaja) koji se odvija uživo?

Answer 1

Svaki event, bez obzira bio on velik ili malen, zahtjeva pojedine korake u organizaciji koji se ne smiju preskočiti kako bi event u konačnici bio kvalitetno organiziran. Upravo zato postoji lista stvari kojima bi se trebala posvetiti posebna pažnja prilikom organizacije evenata:

Cilj eventa

Prvi korak je svakako definiranje cilja eventa koji organizirate. Organizirate li event kako bi predstavili novi proizvod, kako bi upoznali kupce s postojećim proizvodima i uslugama ili možda kako bi imali kvalitetniju radnu klimu u poduzeću? Bitno je od početka znati zašto nešto radite jer onda će se i druge stvari lakše posložiti.

Datum

Definiranje datuma je ponekad zeznuta stvar. Ako je event javan, morate paziti koji se još eventi održavaju u to vrijeme kako se ne bi poklopili s njima i u konačnici kako ne biste ostali bez sudionika. Ako organizirate interni event, hoće li on biti u radno vrijeme ili nakon njega, hoće li uzeti cijeli dan ili će trajati samo nekoliko sati?

Branding eventa

Nakon što znate cilj eventa i temu, brending eventa će nekako sam po sebi doći. No to svakako nije točka koja se treba olako shvatiti pošto će naziv te cjelokupni brending biti jedna od ključnih točaka za doseg publike ali i odluku o dolasku na vaš event. Nikako nemojte zaboraviti uključiti online kanale i offline branding koji se može očitati u logu ali i dekoraciji na samom eventu.

Troškovnik

Apsolutno bitna stavka je izrada troškovnika pojedinog eventa. Želite znati koliko vam je potrebno novaca ali i hoće li vam nešto ostati nakon eventa, zar ne? Uključite sve stavke poput prostora, logistike i ugostiteljstva, audio i video oprema, aktivnosti / zabavu, promidžbu (online i off-line) i brojne druge stavke.

Sadržaj eventa

Nakon što ste odredili troškovnik, bitno je imati plan sadržaja na samom eventu. Hoćete li uzeti bend ili DJ-a? Hoćete li imati dodatnu animaciju? Želite li uključiti dodatan program popraćen sadržajem poput kvizova, raznih nagradnih igara ili možda promotivne aktivnosti?

Odredite proces evaluacije

Znate li kako ćete znati je li odrađen event uspješan? Zašto uopće to trebate znati? Svaki feedback je važan. Pozitivan vam ukazuje na ono što ste dobro napravili na eventu, dok vam negativan pokazuje što ste mogli bolje i to svakako treba uzeti u obzir kod sljedeće organizacije eventa. Napomenite sudionicima kako vam je feedback važan i tko zna, možda ćete izaći i s mnoštvom novih ideja nakon organizacije eventa.

Answer 2

Po meni - najvažnije je imati dobru ekipu koja se slaže, koja si je potpora i koja u stresnim situacijama reagira smireno i realno. Ako imate dobru ekipu, imat ćete i super event jer će taj event pokupiti energiju ekipe koja ga radi. Da bi event bio uspješan, važno je kreirati event koji ima svoju priču, svoju publiku, jasan cilj i za kojim postoji interes. Ako kreirate 50-i event na temu koja je već isfurana - velika je šansa da vaš event neće doći do izražaja. Također, veeeliku ulogu igra i dobra lokacija na kojoj se event odvija - prostor/dvorana/park mora karakterno pasati eventu kojeg radite. Nema smisla event za mlade staviti u neki hotel koju je svoju slavu ostavio u davnim vremenima - treba misliti što će se sudionicima svidjeti. I naravno, datum eventa: paziti da se ne poklopi s godišnjim odmorima, praznicima ili drugim eventima.

Answer 3

Ključno je da unaprijed napravite detaljan plan i program baš svega što će se zbivati. Također, važno je da promislite o svim onim događajima koji bi se mogli dogoditi, a koje ne možete predvidjeti. Na taj način ćete postići da Vas malo što može iznenaditi i uhvatiti nespremnim te neće dolaziti do nekakvih neugodnih tišina. Na izvorni plan A, morate imati plan B, plan C itd. Ovisno o veličini događaja, bilo bi dobro da imate osobe od povjerenja koje zajedno s Vama rade na pripremi tog događaja.

Također, u ovim posebnim okolnostima, moram napomenuti da pripazite na mjere koje propisuje Stožer kako ne biste imali problema s policijom.

Answer 4

Dovođenje "jakog imena" na događaj zahtijeva upornost jer su ti ljudi često pretrpanog rasporeda i pažljivo biraju gdje će sudjelovati. Na primjer, neke predavače smo zvali na prvi Split Tech City Festival, ali njihovo smo predavanje realizirali tek na trećem Festivalu. Vlasnici velikih tvrtki rijetko su izravno dostupni; uglavnom postoje procesi gdje netko iz njihovog tima upravlja njihovim nastupima.

Split Tech City je udruga vođena zajednicom, s gotovo sto tvrtki koje podržavaju naš rad. Politika nije upetljana, što je privlačno svim predavačima kojima se obraćamo. Imamo rezultate iza sebe (skoro deset godina aktivnog rada), već smo doveli puno "poznatih faca", što sigurno daje kredibilitet našem radu. 

Ambijent pozornice je svjetski; festival održavamo u Ljetnom kinu Bačvice, omogućujući predavačima i publici da čuju zvuk cvrčaka, osjete povjetarac na koži i miris mora koje je samo 100 metara od pozornice. Najbolje od Mediterana! 

Vrhunska iskustva za predavače 

Trudimo se organizirati jedinstvena iskustva za predavače. Večer prije festivala organiziramo networking gdje predavače upoznajemo jedne s drugima i s moderatorima, stvarajući atmosferu otvorenosti prije samog događaja. Razlika je kada predavač dođe na event i već poznaje neka lica, nego kad ne zna nikoga; na taj način se već osjeća "udomaćeno".

Za međunarodne predavače organiziramo turu upoznavanja sa Splitom u suradnji s profesionalcima iz tvrtke Split Guide - Private Guided Tours from Split. Nakon festivala, šlag na kraju je izlet brodom gdje posjećujemo jedan od otoka, što svima predstavlja vrhunski doživljaj.

Toni Trivković

Osnivač Agilo.com tvrtke i Split Tech City udruge

Povežimo se na LinkedIn-u