Za početak bih rekao da je bilo koji DMS sustav bolji nego nijedan. COVID kriza kroz koju smo prošli najbolje je pokazala nespremnost mnogih kompanija na prilagodbu. Kroz svoj rad susretali smo se s različitim scenarijima u kojima su kompanije zbog nedovoljno pametne strategije upravljanja dokumentima (uključujući i elementarne komponente kao pristup mailu) imale velike poteškoće u prilagodbi na novonastalu situaciju. Mnogi su se doveli do toga da ukoliko nemaju fizički pristup do svojih ureda, tada nemaju ni pristup do svojih računala, a samim time nemaju ni pristup do svojih dokumenata, što je za većinu današnjeg poslovanja značilo kompletno zaustavljanje.
Neki su prepoznali kako im je takav pristup velika prepreka za budućnost i pristupili su cjelovitom rješenju tog pitanja, neki su se uspjeli prilagoditi i pronaći dovoljno dobro rješenje za prebroditi krizu, no nažalost neki ni nakon takve krize nisu shvatili cijeli set problema koji se pojavljuje s nekvalitetnom pohranom dokumenata.
Kako sam i gore naveo, bilo kakav DMS bolji je nego nijedan. Pa tako i softver koji se pretežno koristi za upravljanje osobnim dokumentima može biti dovoljno dobro rješenje za upravljanje dokumentima unutar kompanije koji će onda osigurati (siguran) pristup dokumentima, svakodnevni rad, kolaboraciju i dijeljenje.
Neki od najpoznatijih rješenja koji se koriste za osobnu primjenu su Google Drive, Microsoft OneDrive i Dropbox. U ovisnosti o kompleksnosti organizacije, veličini poduzeća, ali i industriji u kojoj kompanija posluje, ova rješenja se mogu koristiti i u kontekstu poslovanja, no ipak postoje mnoga ograničenja zbog kojih bi bilo pametnije potražiti specijalzirana rješenja.
Najrelevantnija istraživačka i konzultantska kompanija Gartner rješenja u ovoj domeni klasificira kao Content Services Platforms (CSP). Definicija Gartnera za ovu domenu kaže - "CSP technologies enable employees to retrieve and work with content in a modern and seamless way across devices and organizational boundaries. Core CSP functionalities include content capture, creation, consolidation, processing and retention to support personal, team, departmental and enterprise business operations."
Gartner u svom kvadrantu definira najpopularnija rješenja i smješta ih u jedno od kategorija Niche Players, Challengers, Visionaries i Leaders. Gartner u svom kvadrantu navodi samo ona rješenja koja pokazuju tehničku, ali i komercijalnu zrelost. Također, svako od tih rješenja ima svoje prednosti i nedostatke, odnosno svako od tih rješenja je bolje za neki scenarij ili industriju, tako da je teško generalizirati i reći da postoji univerzalno rješenje po veličini tvrtke. Pogledamo li samo listu Vizionara i Lidera po Gartneru tu možemo pronaći rješenja kao što su M-Files, Microsoft Office 365, Hyland, Box, OpenText i drugi.
