Kako održati efektivan sastanak?

Question

Nekad sastanci traju predugo, bez dobrog zaključka. Nekad prekratko pa nije sve rečeno. Kako organizirati i voditi sastanak, a da bude uspješan na kraju?

Answer 1

Kako održati uspješan sastanak?

• Temu i stavke koje će biti spomenute realizirajte i napismeno, te ih podijelite svima. Odnosno, unaprijed odredite temu i dajte drugima do znanja što će to biti. Na ovaj način, čak i ako netko nije sve shvatio, može pogledati u svoj podsjetnik stavku koja ga zanima bez da se vraćate na to i gubite vrijeme.

• Ukoliko vidite da imate viška vremena, uvijek imajte pripremljenu zalihu o kojoj ćete pričati, a koja je povezana s temom. Ukoliko vidite da imate manjka vremena i da nećete sve stići, umjesto improvizacije pripremite najbitnije stavke koje moraju biti rečene u najkraćem formatu. Nemojte preskakati bitne teme.

• Uključite što više ljudi. Ukoliko to ne učinite, mnogi će vrlo brzo izgubiti motivaciju i pažnju za slušanjem. Svima dajte neku svrhu i korisnost koju mogu izvući.

• Forma koja uključuje sljedeće stavke: uvod, diskusija i zaključak. Prvi dio je uvod u kojem govorite koja je tema, odnosno krajnji cilj sastanka. Središnji dio se sastoji od diskusije i razmjene ideja. Zaključni dio sastoji se od zaključaka sastanka. Svaku od ove tri stavke okvirno vremenski odredite, s posebnim naglaskom da središnji dio mora vremenski biti najduži, te tom vremenu pridodajte vrijeme koje bi moglo otići na diskusiju ili pitanja.

• Govorite poput karizmatičara, obucite se poput lidera i stavom tijela odražavajte autoritet i znanje u ono što govorite.

Comments

Ne znam koliko ti ima smisla uključiti što više ljudi. Bitno je uključiti što manje ljudi, da sastanak ne bude prevelik i da se ne razvodni. Bitno da je sastanak optimalno organiziran i da su pozvani samo svi bitni za taj sastanak, a ne što više. Inače dao ti zbog sveg ostalog +1 glas.‌