Question

 U kakvom su odnosu ciljevi i projekti s aktivnostima?

Answer 1

Važan odnos između ciljeva, projekata i aktivnosti mogu ti predstaviti hijerarhijski:

• Ciljevi postavljaju smjer i svrhu
  • Projekti su sredstvo za postizanje tih ciljeva
    • Aktivnosti su koraci koji vode do uspješne provedbe projekata

Bitno mi je naglasiti ovdje da ti ciljevi budu jasno definirani kako bi se tvoji projekti pravilno koncipirali, a aktivnosti pravilno planirale. Aktivnosti se provode u okviru projekata kako bi se postigli ciljevi.

Redovito praćenje napretka projekata i aktivnosti je od iznimne važnosti jer omogućuje da procijeniš je li postignut napredak prema ciljevima, te ako nije i ako je potrebno - da prilagodiš planove, pa onda i aktivnosti kako bih ostvarila željene rezultate.

Answer 2

Postoji velika razlika između ciljeva i projekata. Cilj možemo usporediti s destinacijom, a projekt s putem do te destinacije. A gdje se tu aktivnosti? Možda je i to najbolje objasniti na jednom primjeru, na čitanju knjiga. 

Što bi mogao biti cilj? Cilj bi mogao biti pročitati 10 knjiga. Projekt se definira kao pothvat koji ima svoj početak i svoj kraj. U ovom slučaju projekt bi bio pročitati 10 konkretnih knjiga kojima znamo naslove i broj stranica. Na temelju toga projekt možemo uklopiti u određeni vremenski okvir. 

Ako napravimo jednostavnu kalkulaciju, možemo izračunati da tjedno trebamo pročitati samo 50 stranica kako bismo postigli taj cilj. Kad na taj način planiramo svoje projekte, imamo osjećaj da su ciljevi realni i dostižni, premda imamo puno obveza. 

Projekte izvršavamo kroz aktivnosti koje unaprijed planiramo.

Projekte izvršavamo kroz aktivnosti koje unaprijed planiramo. Naprimjer, aktivnost čitanja knjiga planiramo dva puta tjedno po dva sata u određenom terminu. Na ovaj način uspostavljamo prilično jasnu strukturu svojih tjednih aktivnosti, što doprinosi osjećaju kontrole. Poželjno je da se ta struktura previše ne mijenja tokom vremena. 

Znanje o vođenju projekata (projektni menadžment) obično povezujemo s velikim firmama. Međutim, znanje o tom području može pomoći svakome. Projektni menadžment pokazao se vrlo moćnim znanjem za vođenje projekata zato što se zasniva na jasnoj strukturi i logičnim fazama (obično su to 4 faze: iniciranje-planiranje-izvršenje-zaključivanje). Taj koncept, u nešto jednostavnijoj varijanti, mogao bi biti primjenjiv i u privatnoj sferi.

Tiago Forte je ovu temu jako dobro objasnio u svom YouTube videu Stop setting goals. Do this instead.