Mi na faksu učimo da svaki djelatnik odjela za odnose s javnošću i komunikacije s medijima treba u svom poslu biti brz i točan. To je presudno u ovom poslu. Kako svima u tom poslu problem nastaje onda gdje u kratkom vremenu moraju odjednom napisati velik broj razne dokumentacije u obliku - poziva, priopćenja, izjava, odgovora, govora, korektura, autorizacija, ispravaka i drugih dokumenata. Kako postoje strogo definirana pravila kako svaki on mora izgledati, ovo je baš dobro pitanje i zato bih svakom tko radi ovaj posao preporučila da ima pripremljene sljedeće šprance (templates):
- Poziv za medije za konferenciju za medije
- Poziv za medije za događaj (event) u organizaciji klijenta
- Priopćenja za medije i javnost, i to za:
- predstavljanje rezultata poslovanja,
- predstavljanje novog proizvoda ili usluge,
- predstavljanje novih poslovnih prostora/lokacija,
- predstavljanje preuzimanja i akvizicije,
- predstavljanje dobivenih nagrada,
- predstavljanje novih zapošljavanja, te
- obavijesti o promjenama članova i vodstva uprave.
- Prilagođenu objavu za društvene mreže (Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram, ...).
- zahvale za dolazak na događaj ili konferenciju za medije uz sažetak zbivanja i biografije, citate i fotografije prisutnih uzvanika i govornika,
- Primjerak tzv. adreme (kontakti novinara),
- Savjeti za klijente da izvježbaju kvalitetno odgovaranje na novinarske upite,
- Autorizaciju intervjua ili izjave za medije,
- Primjerak ispravka netočnog navoda u medijima,
- Popis tema (pitanja) na koja klijent mora i na koja NE mora odgovoriti pred javnosti (novinarima); i to prema Zakonu o pristupu informacijama
- Primjerak objave za medije o kriznoj situaciji klijenta
Evo, nadam se da sam sve nabrojala što smo učili na fakultetu.