Upravljanje dokumentima je svakodnevna aktivnost gotovo svakog čovjeka koja je toliko infiltrirana u naše živote da toga zapravo nismo ni svjesni.
Svaki račun koji pristigne u poštanski sandučić postoji kao digitalni zapis u nekom sustavu za upravljanje dokumentima. Pogledamo li bilo koje zanimanje, u svome će radu zahtijevati upravljanje dokumentima. Arhitekti, doktori, financije, ljudski potencijali, astronauti, piloti, građevinari, svi oni na neki način rade s dokumentima kako bi mogli uspješno obavljati svoj posao.
Za neke tipove poslova i zaposlenika koji spadaju u kategoriju knowledge workera (zaposlenici čiji je temeljni kapital znanje), gotovo sva “pamet” nalazi se u dokumentima. Pogledamo li na primjer odvjetnike, konačan rezultat njihovog rada najčešće je ugovor. Taj je ugovor rezultat njihovog znanja, istraživanja i iskustva, sumiran u dokumentu koji u svojoj egzekuciji onda služi kao temelj za odvijanje određenog posla, transakcije ili nečeg trećeg.
Upravljanje dokumentima je proces kroz koji kreiramo nove zapise, uređujemo postojeće, surađujemo s drugim kolegama u izradi, dijelimo dokumente s drugima i vrlo često iste te dokumente provlačimo kroz različite procese pregledavanja, odobravanja i slično.
Upravljanje dokumentacijom (ili bolje rečeno “pametno upravljanje dokumentacijom”) ima za cilj pomoći svakom zaposleniku obavljati posao na što kvalitetniji i efikasniji način.
