Question

Čemu služi upravljanje dokumentima? Kako nam upravljanje dokumentacijom pomaže u svakodnevno radu na poslu?

Engleski: document management

Answer 1

Upravljanje dokumentima služi nekoj firmi da može što brže i što jednostavnije sustavno poredati, složiti i razvrstati gomilu raznih dokumenata koje tijekom radnih dana prikupi. 

Budući na to da živimo u modernom vremenu, sve je više razvijem digitalni sustav upravljanja dokumentima, odnosno upravljanja dokumentacijom na razini neke firme. 

Evo nekih primjera kako upravljanje dokumentima funkcionira: 

• nema ograničenja pohrane dokumenta, memorija sustava je vrlo razvijena
• precizna organizacija i lociranje dokumenata na pravo mjesto su prioriteti
• brzo se i jednostavno može doći do svih informacija koje su potrebne iz dokumenata
• brzo pronalaženje nekog podatka iz dokumenta štedi vrijeme rada potrebno za pronalaženje informacije 
• olakšava se komunikacija među zaposlenicima

Ovakav sustav naziva se HIVERGEN koji je razvila tvrtka Inpro, za bolje i učinkovitije upravljanje dokumentacijom. 

Answer 2

Upravljanje dokumentima je svakodnevna aktivnost gotovo svakog čovjeka koja je toliko infiltrirana u naše živote da toga zapravo nismo ni svjesni.

Svaki račun koji pristigne u poštanski sandučić postoji kao digitalni zapis u nekom sustavu za upravljanje dokumentima. Pogledamo li bilo koje zanimanje, u svome će radu zahtijevati upravljanje dokumentima. Arhitekti, doktori, financije, ljudski potencijali, astronauti, piloti, građevinari, svi oni na neki način rade s dokumentima kako bi mogli uspješno obavljati svoj posao. 

Za neke tipove poslova i zaposlenika koji spadaju u kategoriju knowledge workera (zaposlenici čiji je temeljni kapital znanje), gotovo sva “pamet” nalazi se u dokumentima. Pogledamo li na primjer odvjetnike, konačan rezultat njihovog rada najčešće je ugovor. Taj je ugovor rezultat njihovog znanja, istraživanja i iskustva, sumiran u dokumentu koji u svojoj egzekuciji onda služi kao temelj za odvijanje određenog posla, transakcije ili nečeg trećeg.

Upravljanje dokumentima je proces kroz koji kreiramo nove zapise, uređujemo postojeće, surađujemo s drugim kolegama u izradi, dijelimo dokumente s drugima i vrlo često iste te dokumente provlačimo kroz različite procese pregledavanja, odobravanja i slično.

Upravljanje dokumentacijom (ili bolje rečeno “pametno upravljanje dokumentacijom”) ima za cilj pomoći svakom zaposleniku obavljati posao na što kvalitetniji i efikasniji način.