Provedba EU projekata započinje nakon potpisivanja Ugovora o dodjeli sredstava. Može biti veoma zahtjevna, ovisi o samoj konstrukciji investicije. Da li uključuje više partnera, prekograničnu suradnju, gradnju, rekonstrukciju, istraživanje i razvoj, komercijalizaciju inovacija, sve navedene stavke zahtijevaju puno planiranja i koraka do realizacije što doprinosi većoj kompleksnosti projekta.
Provedba projekta sadrži:
1. Planiranje projekta: planiranje novčanog tijeka projekta, izrada komunikacijskog plana, plana upravljanja dokumentacijom, postavljanje internih procedura
2. Administrativno praćenje projekta: uspostavljanje administracije i arhive projekta, praćenje projektnih aktivnosti i troškova (likvidnosti), upravljanje rizicima, priprema i podnošenje svih faznih i finalnog izvještaja (zahtjevi za nadoknadom sredstava pišu se svaka 3 mjeseca od stupanja na snagu Ugovora).
Aktivnosti koje spadaju u provedbu projekta:
- Definiranje detaljnog plana aktivnosti, plana nabave i novčanog tijeka
- Komunikacija prema naručitelju i prema provedbenim tijelima
- Upravljanje aktivnostima – vođenje projekta prema ugovoru odobrenom od strane provedbenih tijela
- Upravljanje rizicima (rješavanje i praćenje problema u odnosu na Ugovor)
- Planiranje novčanog tijeka (praćenje troškova u odnosu na proračun iz Ugovora, sklapanje ugovora, kontrola plaćanja)
- Provedba postupaka naknadnih izmjena u proračunu projekta i priprema Obavijesti o manjoj izmjeni, prema potrebi
- Priprema cjelokupne potrebne dokumentacije za izmjene i dopune Ugovora, prema potrebi
- Podnošenje svih potrebnih izvješća i zahtjeva za nadoknadu sredstava prema provedbenim tijelima tijekom i nakon provedbe projekta, uključujući i završno izvješće
- Savjetovanje vezano za osiguranje vidljivosti projekta sukladno mjerama o informiranju i vidljivosti projekata financiranih iz Europskog fonda za regionalni razvoj
- Drugi koordinacijski i administrativni poslovi ovisno o potrebama projekta
- Savjetovanje naručitelja o obvezama sukladno Ugovoru o bespovratnim sredstvima i komunikacija sa nadležnim tijelima
Ako se radi o projektima veće vrijednosti svakako je dobro imati stručni tim koji je zadužen za vođenje projekta unutar tvrtke kao i vanjsku podršku konzultanta/poslovnog savjetnika. Naime od krucijalne je važnosti sve korake napravite kako treba, jer u naprotiv može doći do komplikacija u korištenju dodijeljenih sredstava što često rezultira raznim neugodnostima kao što su vračanje sredstava i nedovršavanje projekata na vrijeme.
Kristina. Krstinić, univ.dipl.polit., Managing director and owner
MIKRIS Project Management ❘ Poslovno savjetovanje
kristina.krstinic@mikris.eu ❘ www.mikris.eu