Prije svega bitno je napraviti popis svih zadataka zbog kojih netko želi zaposliti virtualne asistente. Prema zadacima koje treba obaviti treba tražiti koje virtualne asistente zaposliti jer su sa različitim stupnjevima znanja i vještina. Nakon zapošljavanja virtualnih asistenata bitno je napraviti raspodjelu zadataka između njih da bi jasno znali šta je čiji zadatak i da ne bi došlo do nesuglasica i neobavljenog posla.
Nakon toga je potrebno održavati kontakte s njima zajedno u vidu virtualnih sastanaka (na primjer preko Zooma ili Google Meet-a) i potaknuti i njihovu međusobnu komunikaciju, organizaciju i suradnju. U početku će to možda ići preko direktora tako da će on u početku biti posrednik između njih ali s vremenom će kroz te sastanke razviti međusobnu komunikaciju i dogovore
Za organizaciju posla oko njih bitno je posjedovati kvalitetan softver preko koga se može pratiti njihov rad i obavljeni zadaci
Najbolji oblik organizacije i dogovora s njima je da rade i budu plaćeni prema satnici ili prema broju projekata. Rad prema projektu ili broju projekta je bolji iz razloga što se tad definira rok za završetak posla i naknada za to. Prema broju sati je teže pratiti i nije striktno ograničen rok do kada treba obaviti posao niti je definiran iznos naknade za taj rad
