Dina Kljajić u rubrici Softver od Dina Kljajić
uređen od Dina Kljajić
  • Koje su prednosti poslovnog informacijskog sustava M-Files pred konkurencijom? Odnosno: Zašto baš odabrati M-Files softversko rješenje, a ne neko drugo? Pa možda bi i tu bilo dobro reći koliko je jednostavno implementirati zahtjeve klijenata te se prilagođavati stalnim promjenama na tržištu putem M-Files sustava?

Prijavite se ili registrirajte kako biste odgovorili na ovo pitanje.

2 odgovor(a)

+13 glasa
Eva Benaković od Eva Benaković
odabran od Dina Kljajić
 
Najbolji odgovor

Koje su to prednosti poslovnog informacijskog sustava M-Files?

  1. Centralizirano arhiviranje podataka

    Ukoliko pohranjujete poslovne podatke u više različitih sustava i spremišta sadržaja ili trebate jednostavan pristup svim tim informacijama, s M-Filesom  možete pohraniti, pronaći, dohvatiti i upravljati informacijama bez obzira na to gdje je datoteka pohranjena ili koje je korišteno korisničko sučelje.

  1. Sadržaj u kontekstu

    Sadržaj postaje vrijedan samo u pravom kontekstu. Iste informacije su vrijedne zaposlenicima na različitim pozicijama iz različitih razloga i traže se prema različitim kriterijima. Zahvaljujući M-Filesu, iste točne informacije mogu se pronaći i korištenjem različitih kriterija pretraživanja. Pojedinačni dinamički prikazi pomažu korisnicima u različitim ulogama da brzo prepoznaju informacije relevantne za njih.

  1. Upravljanje onim što je ključno za vaše poslovanje

    Uz M-Files možete se usredotočiti na kritične informacije analizirajući podatke koji su relevantni za vaše poslovanje iz zastarjelih zapisa. Upravljajte samo onim što je ključno za vaše poslovanje.

  1. Obogaćivanje podataka metapodacima

    Metapodaci se koriste za opisivanje drugih podataka. S metapodacima ne morate znati gdje je nešto pohranjeno, već samo o čemu se radi. Inteligentno upravljanje informacijama pomaže vam automatizirati označavanje, tako da se sadržaj može označiti gotovo svim informacijama: vrstom dokumenta, datumom isteka, nazivom kupca ili projekta itd.

  1. Prilagođenost korisniku

    IT sustavi i softver povećavaju učinkovitost samo ako ih korisnici mogu pravilno i intuitivno koristiti u svakodnevnoj upotrebi. M-Files pruža objedinjeno korisničko sučelje na svim uređajima, platformama i pohranama podataka.

  1. Jednostavna suradnja s kolegama

    Sadržaj možete dijeliti i biti koautor s unutarnjim i vanjskim dionicima. M-Filesovo inteligentno upravljanje informacijama čini suradnju jednostavnom, sigurnom i učinkovitom. Jednostavno podijelite određenu poveznicu na uobičajenu verziju dokumenta i paralelno pratite promjene i ažuriranja verzije.

M-Files | Strickland Solutions
+10 glasa
Ivan Markovic od Ivan Markovic

Velika prednost u implementaciji rješenja M-Files upravo je u činjenici da se može kontinuirano prilagođavati stalnim promjenama na tržištu, no ne samo na tržištu nego i unutar kompanije. Naše implementacije najčešće kreću od jednog segmenta poslovanja (odjela ili procesa) kroz koji se radi validacija i prilagodba na tvrtku i korisnike, te kasnije služi kao temelj za daljnje implementacije.

Naravno, činjenica da se nešto može jednostavno mijenjati ne znači nužno i da će se nešto jednostavno implementirati. Svaka implementacija kreće s fazom poslovne analize u sklopu koje je cilj prikupiti želje korisnika, predložiti potencijalna rješenja i dogovoriti na koji način pristupiti uvođenju promjene (change management). Uvođenje promjene ne predstavlja samo IT promjenu nego i organizacijsko-ljudsku promjenu, odnosno jednom implementirano rješenje mora biti uvedeno na ispravan način kako bi svi korisnici sustava prihvatili promjene.

Kako bih napravio kvalitetnu usporedbu M-Files poslovnog sustava s konkurencijom, prvo bih naglasio što konkurencija nudi u pogledu upravljanja dokumentima. Tradicionalno smo naučili dokumente stavljati u određene foldere. Pristup je to koji poznajemo od pojave grafičkog sučelja i od tada se nije puno toga mijenjalo. Ono što je konkurencija napravila jest da je ostavila stari princip i gradila svoja rješenja oko foldera. Tako često možemo vidjeti izraze kao Connected Folder, Smart Folder, Folder Collections,… Ovakva rješenja sigurno omogućavaju da kompanija raste u pogledu upravljanja dokumentima i informacijama, no nema značajne evolucije u svakodnevnom radu.

M-Files temelji svoje rješenje na tome ŠTO određeni dokument (ili informacija) je, a ne GDJE ćemo ga pohraniti. Bitan je kontekst, a ne lokacija. Dokument se unutar M-Files platforme pohranjuje na temelju metapodataka, a ne foldera. Svaki dokument ili svaka informacija označava se s bitnim tagovima (poput korisnika, projekta, vođe projekta, regije, industrije,…). Jednom organizirani tagovi, omogućavaju jednostavno pretraživanje i rad s dokumenatima. Ti tagovi predstavljaju metapodatke. M-Files dodatno omogućava kreiranje “virtualnih foldera” (koji se u terminologiji rješenja zovu View) koji se onda mogu slagati dinamički, s bilo kakvom strukturom i u potpunosti personalizirano. Korisnik tako može pronaći informaciju na način koji njemu ima najviše smisla, a opet na vrlo sličan način na koji je navikao dolaziti do dokumenta.

Osim gore navedenog, pretraživanje je moguće po sadržaju dokumenata i po metapodacima. Tako je moguće filtrirati dokumente po svim metapodacima, i kroz napredne filtere u roku sekunde pronaći informaciju. Pretraživanje po sadržaju (eng. Full-text search) omogućava korisniku pronalazak dokumenta čak i onda kada nije siguran je li postavio ispravne metapodatke na dokumentu.

Također, vrlo važan aspekt rješenja je sigurnost. Tradicionalno smo navikli nekome dodijeliti pravo na određeni folder, pa onda moramo dobro paziti što ćemo u taj folder staviti ili ako želimo suziti prava tada moramo kreirati novi folder. M-Files omogućava sigurnost na temelju metapodataka. Tako na primjer, ukoliko određeni dokument klasificiramo kao dokument za određenog kupca, tada samo oni korisnici koji mogu vidjeti tog kupca mogu vidjeti i dokumente. Ovo je samo jedan primjer, prava pristupa u potpunosti se definiraju i prilagođavaju od klijenta do klijenta i moguće je podržati od vrlo jednostavnih do vrlo kompleksnih pravila pristupa.

Slična pitanja

3 odgovora 1.1k 👀
1 odgovor 1.7k 👀
2 odgovora 273 👀
1 odgovor 42 👀
2 odgovora 112 👀
1 odgovor 193 👀
2 odgovora 181 👀
Znatko predstavlja

Digital Commerce & Business Conference

Umag
od 8. do 12. 05. 2024.

REGISTRACIJA
Znatko predstavlja

Umjetna inteligencija u službi prodaje

Zagreb
24. - 25. 10. 2024.

ULAZNICE

13.7k pitanja

22.3k odgovora

8.3k komentara

1.6k korisnika

...