Velika prednost u implementaciji rješenja M-Files upravo je u činjenici da se može kontinuirano prilagođavati stalnim promjenama na tržištu, no ne samo na tržištu nego i unutar kompanije. Naše implementacije najčešće kreću od jednog segmenta poslovanja (odjela ili procesa) kroz koji se radi validacija i prilagodba na tvrtku i korisnike, te kasnije služi kao temelj za daljnje implementacije.
Naravno, činjenica da se nešto može jednostavno mijenjati ne znači nužno i da će se nešto jednostavno implementirati. Svaka implementacija kreće s fazom poslovne analize u sklopu koje je cilj prikupiti želje korisnika, predložiti potencijalna rješenja i dogovoriti na koji način pristupiti uvođenju promjene (change management). Uvođenje promjene ne predstavlja samo IT promjenu nego i organizacijsko-ljudsku promjenu, odnosno jednom implementirano rješenje mora biti uvedeno na ispravan način kako bi svi korisnici sustava prihvatili promjene.
Kako bih napravio kvalitetnu usporedbu M-Files poslovnog sustava s konkurencijom, prvo bih naglasio što konkurencija nudi u pogledu upravljanja dokumentima. Tradicionalno smo naučili dokumente stavljati u određene foldere. Pristup je to koji poznajemo od pojave grafičkog sučelja i od tada se nije puno toga mijenjalo. Ono što je konkurencija napravila jest da je ostavila stari princip i gradila svoja rješenja oko foldera. Tako često možemo vidjeti izraze kao Connected Folder, Smart Folder, Folder Collections,… Ovakva rješenja sigurno omogućavaju da kompanija raste u pogledu upravljanja dokumentima i informacijama, no nema značajne evolucije u svakodnevnom radu.
M-Files temelji svoje rješenje na tome ŠTO određeni dokument (ili informacija) je, a ne GDJE ćemo ga pohraniti. Bitan je kontekst, a ne lokacija. Dokument se unutar M-Files platforme pohranjuje na temelju metapodataka, a ne foldera. Svaki dokument ili svaka informacija označava se s bitnim tagovima (poput korisnika, projekta, vođe projekta, regije, industrije,…). Jednom organizirani tagovi, omogućavaju jednostavno pretraživanje i rad s dokumenatima. Ti tagovi predstavljaju metapodatke. M-Files dodatno omogućava kreiranje “virtualnih foldera” (koji se u terminologiji rješenja zovu View) koji se onda mogu slagati dinamički, s bilo kakvom strukturom i u potpunosti personalizirano. Korisnik tako može pronaći informaciju na način koji njemu ima najviše smisla, a opet na vrlo sličan način na koji je navikao dolaziti do dokumenta.
Osim gore navedenog, pretraživanje je moguće po sadržaju dokumenata i po metapodacima. Tako je moguće filtrirati dokumente po svim metapodacima, i kroz napredne filtere u roku sekunde pronaći informaciju. Pretraživanje po sadržaju (eng. Full-text search) omogućava korisniku pronalazak dokumenta čak i onda kada nije siguran je li postavio ispravne metapodatke na dokumentu.
Također, vrlo važan aspekt rješenja je sigurnost. Tradicionalno smo navikli nekome dodijeliti pravo na određeni folder, pa onda moramo dobro paziti što ćemo u taj folder staviti ili ako želimo suziti prava tada moramo kreirati novi folder. M-Files omogućava sigurnost na temelju metapodataka. Tako na primjer, ukoliko određeni dokument klasificiramo kao dokument za određenog kupca, tada samo oni korisnici koji mogu vidjeti tog kupca mogu vidjeti i dokumente. Ovo je samo jedan primjer, prava pristupa u potpunosti se definiraju i prilagođavaju od klijenta do klijenta i moguće je podržati od vrlo jednostavnih do vrlo kompleksnih pravila pristupa.