Question

Kako možemo uspješno planirati svoje aktivnosti i biti produktivniji?

Answer 1

Kao psiholog preporučam Vam da prvo isprobajte ove dolje tehnike i prilagodite ih prema vlastitim preferencijama kako biste postigli najbolje rezultate:

Postavite ciljeve!

Definirajte jasne ciljeve koje želite postići. Ciljevi će Vam pružiti smjer i svrhu vaših aktivnosti.

Prioritizirajte zadatke!

Identificirajte zadatke koji su najvažniji i najhitniji. Rangirajte zadatke prema njihovoj važnosti i utjecaju na Vaše ciljeve.

Koristite TO-DO liste!

Svaki dan ili tjedan, sastavite TO-DO listu s zadacima koje trebate obaviti. TO-DO lista će Vam pomoći da ostanete organizirani i fokusirani.

Delegirajte poslove!

Ako je moguće, delegirajte neke zadatke drugim članovima tima ili suradnicima. To će Vam omogućiti da se usredotočite na zadatke koji zahtijevaju Vašu posebnu stručnost ili pažnju.

Organiziriajte svoje vrijeme!

Napravite raspored vremena u kojem ćete odvojiti vrijeme za različite zadatke. Odredite blokove vremena za određene aktivnosti, uključujući i vrijeme za odmor i oporavak.

Eliminirajte ometanja!

Identificirajte čimbenike koji ometaju Vašu produktivnost i pokušajte ih umanjiti. Isključite obavijesti na telefonu ili računalu te stvorite mirno i fokusirano radno okruženje.

Koristite tehnologiju i alate!

Iskoristite tehnološke alate (softver) koji Vam mogu pomoći u organizaciji i upravljanju zadacima. Postoji mnogo aplikacija i softvera za upravljanje zadacima, bilješkama, vremenom itd., koji Vam mogu olakšati produktivnost.

Prepoznajte svoje najproduktivnije vrijeme!

Svaka osoba ima svoje najproduktivnije vrijeme tijekom dana. Identificirajte kada ste najviše fokusirani i energetski najotporniji te planirajte najvažnije zadatke za to vrijeme.

Napravite pauzu za odmor!

Nemojte zaboraviti uključiti redovite pauze i vrijeme za odmor. Odmor je važan za obnovu energije i održavanje dugoročne produktivnosti.

Pomno pratite napredak!

Redovito pratite napredak svojih aktivnosti i procjenjujte svoju produktivnost. Provjerite jeste li postigli ciljeve i identificirajte područja u kojima možete poboljšati svoje metode rada.

Answer 2

Obično se smatra da je područje produktivnosti područje osobnog odabira. Drugim riječima, na tom području ne možemo postaviti kruta pravila. Ljudima odgovaraju različite stvari. Međutim, to ne znači da je dobro da je osoba pri tom izboru prepuštena sama sebi. Bit će joj od pomoći ako zna koje joj opcije stoje na raspolaganju. 

• Time-blocking ili time-boxing: Tom metodom unaprijed rezerviramo vrijeme za aktivnosti koje doprinose našem osobnom napretku. Prednost te metode je u tome što rezerviranjem termina ne dopuštamo da manje važni zadaci, kojih ima jako puno, istisnu aktivnosti koje zahtijevaju više koncentracije i fokusa, kao što je primjerice čitanje knjiga. 
• Planiranje u vrijeme kad je aktivnost okoline manja: Ako aktivnosti koje doprinose osobnom napretku planiramo u vrijeme kada je aktivnost drugih ljudi manja, veća je vjerojatnost da ćemo biti produktivni, u privatnom i poslovnom okruženju. Tako su neki ljudi uspjeli povećali svoju produktivnost jer se ustaju ranije ili rade u kasnim satima. Naime, u tom periodu imaju vrlo malo ometanja. 
• Otići na usamljeno mjesto: Još jedna mogućnost je da planski odemo na neko usamljeno mjesto na kojem ćemo imati mir te da po mogućnosti isključimo sve zvučne notifikacije.

Pritom je potrebno naći ravnotežu između naših osobnih projekata i zahtjeva drugih. Ravnotežu postižemo spoznajom da zahtjevi drugih često nisu hitni i da ih možemo odgoditi. Takvo namjerno odgađanje ili odgurivanje manjih, ne toliko hitnih, zadataka u budućnost omogućuje nam da završimo svoje osobne projekte i postignemo dugoročne ciljeve. Rory Vaden je to na izvrstan način objasnio u svom TEDx talku pod naslovom How To Multiply Your Time (Kako umnožiti vrijeme). Smatram da danas nije moguće postići takvu razinu produktivnosti bez digitalnog alata koji je moćan osobni task manager.