Postoje neka pravila kojih se potrebno pridržavati prilikom pisanja poslovnog maila, a navesti ćemo ih u nastavku teksta:
Navedite predmet e-maila
Prilikom slanja e-maila, uvijek navedite predmet e-maila. Ovo je posebno važno ako nekome šaljete e-mail prvi put, pa ako ne navede predmet e-maila, postoji velika šansa da ga primatelj uopće neće niti otvoriti, već ga jednostavno obrisati. Druga važna stvar kod predmeta e-maila je da uvijek u predmetu navedete poantu e-maila, odnosno razlog slanja, npr. “Zapisnik sa sastanka prodaje” ili “Prijava na natječaj br. 01/2020.”
Oslovljavanje primatelja
Kada započinjete e-mail, a primatelj je vama nepoznata osoba, važno je pokazati poštovanje i pravilno ga osloviti, npr. “Poštovana gđo. Horvat”. Ukoliko već imate poslovni odnos sa primateljem i razmjenjujete e-mailove kroz poslovnu suradnju, možete biti manje formalni i e-mail započeti sa npr. “Draga Ana”.
(dodatni savjet: ukoliko mail šaljete nekome po prvi put, dobro provjerite da li se radi o muškoj ili ženskoj osobi, kako se ne bi zabunili i napravili grešku pa muškog primatelja oslovili sa “gospođo” ili obrnuto. Primatelj bi se mogao uvrijediti, a vi bi mogli ispasti neprofesionalni).
Uvod u e-mail
Ukoliko ne poznajete primatelja e-maila, nego ga kontaktirate prvi put, svakako se ukratko predstavite.
Ukoliko poznajete primatelja, započnite e-mail kratkim uvodom koji nije vezan za samu svrhu vašeg e-maila, npr. “Nadam se da ste dobro” ili “Nadam se da ste se odmorili na godišnjem odmoru” (u slučaju da poznajete primatelja i s njim imate neformalniji odnos).
Neka vaš e-mail bude profesionalan
Uvijek se trudite da ton vašeg e-maila bude profesionalan, ne pišite velikim slovima i ne koristite pretjerano uskličnike (kao što mnogi imaju običaj u tekstualnim porukama). Isto tako, suzdržite se od upotrebe emotikona, osim ako već niste u neformalnijem odnosu sa primateljem, pa je takva obostrana komunikacija uobičajena.
Pišite sažeto
Uz današnji užurbani način života, u kojem smo zatrpani hrpom novih informacija sa svih strana te opterećeni sa puno različitih poslovnih zadataka koji čekaju da ih obavimo, naša pažnja traje vrlo kratko.
Kada šaljete poslovni e-mail, uzmite u obzir da je i primatelj vjerojatno vrlo zaposlen i da nema vremena čitati vaš dugačak i opširan e-mail.
Pišite jasno i sažeto, a ako je nužno napisati puno teksta, razdvojite ga u odlomke, a bitne informacije naglasite da se vizualno istaknu u tekstu, kako bi privukle pažnju primatelja.
Navedite svrhu vašeg e-maila
Budite jasni i navedite razlog slanja maila te navedite konkretna pitanja na koja bi željeli dobiti odgovor od primatelja.
Ako imate nekoliko upita ili razloga slanja maila, slobodno ih vizualno odijelite kako bi bili sigurni da primatelj neće ništa previdjeti.
Poziv na akciju
E-mail završite “pozivom na akciju”. Naime, ako navedete jednostavno “Veselim se vašem odgovoru”, primatelju će biti jasno da očekujete odgovor u nekoliko narednih dana.
Ukoliko vam je važno da primatelj odgovori u što kraćem roku, slobodno bude precizniji i napišite npr. “Veselim se potvrdi vašeg dolaska do petka u 12 sati“.
Zahvalite
Ne zaboravite zahvaliti na kraju svog e-maila. Bilo da odgovarate kolegi koji vam je dostavio potrebne podatke ili zahvaljujete potencijalnom klijentu na vremenu odvojenom na čitanje vaše ponude, zahvala je važan i neizostavan dio svakog poslovnog e-maila.
Navedite svoje kontakt podatke
Nakon što ste završili e-mail, završite sa prikladnim pozdravom, npr. “S poštovanjem” ili “Srdačan pozdrav”. Nemojte zaboraviti navesti svoje kontakt podatke, odnosno ime i prezime, e-mail adresu i broj telefona, kako bi vas primatelj lako mogao kontaktirati.
Provjerite tekst
Zadnji, a vjerojatno najvažniji korak prije slanja maila, je da ponovno pročitate cijeli mail i provjerite da li je pravopisno ispravan.
Ako ovaj korak preskočite i pošaljete e-mail pun pravopisnih grešaka, sav vaš trud oko sastavljanja e-maila pasti će u vodu, jer će primatelj dobiti dojam da ste neprofesionalni ili da vam nije stalo. Svakome se mogu dogoditi pravopisne pogreške, ali zato je važno odvojiti nekoliko minuta i u miru provjeriti da li je sav tekst ispravno napisan.
Irina Malogorski
Virtualni administrativni asistent
https://office.com.hr/
