Kako uspješno delegirati posao virtualnom asistentu?

Question

Kako mogu uspješno delegirati neki svoj posao virtualnom asistentu?

Answer 1

Kao netko tko spaja virtualne asistente s klijentima, ja bih Vam vrlo rado napisala par natuknica i rekla da je to super jednostavno, no u praksi se pokazalo da je delegiranje često mrvu kompliciranije. I tu ne mislim samo na delegiranje virtualnom asistentu, nego općenito delegiranje bilo komu. To ne znači da se ne isplati i da nema smisla, već da ako nikad ništa niste delegirali da se pripremite na par nesporazuma u početku.

Za dobro delegiranje morate za početak biti sami sa sobom na čisto što očekujete kao rezultat, a to je nešto s čim mnogi imaju problema. Ako ne znate objasniti što očekujete od virtualnog asistenta, onda je na virtualnom asistentu da pogađa. Nekad zaista brzo i pogode i pročitaju vaše želje, no nekad treba vremena za uštimavanje.

Ako možete, napišite - ili čak snimite upute (Loom aplikacija je divna za takve stvari). Što bolje upute napravite, to su veće šanse da će delegiranje dobro proći. Također, ne zaboravite na prioritete i rokove. Ako delegirate više stvari od jednom, obavezno odredite prioritete za svaki zadatak, da virtualni asistent zna na čemu prvo mora raditi i kada koji dio treba završiti.

U praksi su nam se tri stvari pokazale kao jako dobre i važne:

- osim pisanih uputa za zadatke, održite jednom tjedno kratki virtualni video sastanak (Zoom) s asistentom i prođite zajedno kroz zadatke koje trenutno radi. Na taj način ćete izbjeći mnoge nesporazume.

- ako Vam je teško riječima objasniti što želite kao rezultat, prvi puta pokažite virtualnom asistentu kako Vi to radite sami. Nađite se zajedno na Zoomu i sami odradite zadatak, a dok radite pričajte o tome što i zašto radite. Tako će Vam virtualni asistent puno lakše ući u glavu i sljedeći put će sam puno lakše ponoviti isto.

- inzistirajte na otvorenoj i iskrenoj komunikaciji. Ovo je jako bitno da bude obostrano, da Vi iskreno kažete ako sami niste sigurni što želite kao rezultat, da kažete ako niste zadovoljni dobivenim, ali i da Vam virtualni asistent može otvoreno reći ako nešto ne razumije bez da se naljutite. 

I ne odustajte brzo. Ako odustanete prvi put kad dobijete nešto što Vam se ne sviđa, onda do toga nikad nećete stići. Pisala sam o tome više ovdje. Delegiranje, jednom kad krene, će Vam olakšati posao i život na način koji teško možete i zamisliti.

---

Sanja Veletanlić

Go2human Hub 

Spajamo virtualne asistente i tvrtke i pomažemo im izgraditi dobar i pouzdan poslovni odnos.

Answer 2

Istraživanja su pokazala da je sposobnost delegiranja zadataka jedan od glavnih preduvjeta poslovnog uspjeha. Poduzetnici koji delegiraju posao i na taj način podijele svoje zadatke i smanje stres oko vođenja i razvijanja vlastitog biznisa imaju puno veće šanse da će doživjeti poslovni uspjeh, za razliku od onih koji su odlučili da će sve raditi sami.

Evo nekoliko uputa uz koje će delegiranje sigurno biti uspješno:

1. Napravite plan

Napišite popis svih zadataka koje želite delegirati, odnosno svih onih poslova za koje nemate vremena ili znanja da bi ih sami obavljali. Ili onih zadataka i poslova koje jednostavno ne želite sami raditi.

2. Napišite detaljne upute

Jedan od razloga zašto ponekad poslovi ili projekti koji su delegirani ne budu napravljeni kako treba, je nepostojanje detaljnih uputa. Osoba kojoj ste posao delegirali u tom slučaju možda nije detaljno upoznata sa onim što se od nje očekuje, niti kakav je proces rada. Pisane, detaljne upute sa svim poslovima, procesima i instrukcijama razriješiti će sve nedoumice, a posao će biti kvalitetno obavljen.

3. Prestanite kontrolirati

Može biti prilično teško prepustiti nekom drugom dio svog poslovanja. Suzdržite se od potrebe da stalno kontrolirate poslove koje ste delegirali nekom drugom. Jer poanta svega je da oslobodite vrijeme za važnije zadatke i poslove, a ne da trošite vrijeme tako da stalno provjeravate osobu kojoj ste delegirali posao.

4. Fokusirajte se na rezultat, a ne proces

Nije bitno da osoba kojoj ste delegirali neki zadatak ili projekt napravi svaki dio zadatka isto kao što bi vi napravili, nego je bitno da dobijete rezultat koji trebate. Fokusirajte se na krajnji rezultat.

5. Dajte konstruktivnu povratnu informaciju

Da bi razvili učinkovito delegiranje posla treba ponešto vremena i truda, ali je vrijedno toga. Kako bi dobili što bolje rezultate, dajte osobi kojoj ste delegirali posao konstruktivnu povratnu informaciju, onu koja će joj pomoći da poboljša u određenim područjima, ako za to postoji potreba, kako bi ona vama pomogla da postignete svoje poslovne ciljeve.

 

Irina Malogorski

Virtualni administrativni asistent

https://office.com.hr/